Voor je boekhouding geldt een wettelijke bewaarplicht van meerdere jaren. Voor persoonsgegevens geldt dat je ze niet langer bewaart dan nodig. Je lost dat op door onderscheid te maken tussen wat administratie is en wat klantgegeven.
Wat je bewaart
- Facturen en betalingen, volgens de fiscale termijn.
- Orders met artikelen en bedragen, als onderdeel daarvan.
- Garantie- en retourdossiers, zolang die kunnen spelen.
- Inkoopdocumenten en partijnummers, voor traceerbaarheid.
Wat je opruimt
- Accounts die jaren niet zijn gebruikt.
- Verlopen verlanglijstjes en verlaten winkelwagens.
- Gegevens uit formulieren die geen order werden.
- Kopieen van identiteitsbewijzen die je nooit had moeten hebben.
Digitaal bewaren
Een digitale administratie mag, mits die leesbaar en controleerbaar blijft. Zorg dat je over vijf jaar nog bij je gegevens kunt, ook als je van systeem of leverancier wisselt.
Bij een verzoek van een klant
Iemand mag inzage of verwijdering vragen. Leg een route vast, houd de fiscale bewaarplicht aan waar die geldt en leg uit waarom je bepaalde gegevens houdt; dat is toegestaan en het voorkomt een klacht.